Історичне минуле

Організація архіву Міністерства Закордонних Справ Республіки Польща
Аліса Колеснікова
20.10.2017, 19:38

 

УДК: 94: 930.251

Summary

The article is devoted to highlighting issues connected with the organization and activities of the archive of the Ministry of Foreign Affairs of Poland. During the research the structure of the Ministry Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Poland was analyzed. The main tasks and objectives of the Archive as a structural unit of the Ministry were determined as well as its interaction with other departments and institutions of the Ministry.

Keywords: archive, Ministry Ministry of Foreign Affairs, Republic of Poland

Інформація щодо роботи архіву Міністерства закордонних справ Республіки Польща в україномовних та іноземномовних джерелах практично відсутня, що унеможливлює процес дослідження його структури та організації роботи.

У цій публікації здійснено спробу висвітлення структури Міністерства закордонних справ Республіки Польща, з'ясування основних завдань і цілей архіву в складі міністерства та його взаємодії з іншими установами і підрозділами.

Архів Міністерства закордонних справ Польщі функціонує в структурі міністерства як підрозділ Бюро архівів та управління інформацією.

Відповідно до Закону від 14 липня 1983 р. щодо Національних архівних ресурсів і архівів Польської Республіки архів МЗС Польщі є окремим державним архівом [1].

У свою чергу, Бюро архівів та управління інформацією було створене для реалізації культури компіляції та оптимального використання бази даних про історію зовнішньої політики країни. Наразі воно впроваджує комунікаційні стандарти та контролює відповідне використання IT-мережі, створеної для управління інформацією. Також бюро збирає та зберігає документи МЗС Польщі в архівах міністерства для їх використання у майбутніх дослідженнях.

Бюро розподіляється на архівну та інформаційну секції, тож й ієрархічна управлінська структура є відповідною. Архівною секцією у структурі Бюро займається директор, відповідальний за документообіг кореспонденції та архіви [2].

Кадровий склад архіву складає десять співробітників включно з головою архівної секції Бюро.

Бюро архівів та інформаційного управління локально розташовано у Варшаві та налічує чотири будівлі. Дві будівлі відведено для архівної секції, а інші дві - для збереження іншої інформації та документації. Одна з будівель архівної секції є у приватній власності та орендується міністерством на довгостроковий термін за бюджетні кошти.

Фонд архіву налічує близько 6 тисяч квадратних метрів матеріалів, які накопичувалася з 1945 року. Матеріали за 1945 - 1986 роки зберігаються у паперовому вигляді. Починаючи з 1986 і до 2012 року всі матеріали є оцифрованими, і їх можна знайти в електронній системі. На даний момент архів налічує 28 колекцій за 1945 - 1965 роки. Кожна з колекцій базується на документах, виданих окремими установами, департаментами, секціями міністерства.

Архівні колекції також містять документи, що надаються посольствами та консульствами Республіки Польща за кордоном, - дипломатичні ноти і кореспонденція, меморандуми, звіти та аналітичні довідки щодо поточної політичної ситуації в країні перебування.

Електронна колекція архіву налічує близько 40 тис. політичних документів, загальна кількість яких складає приблизно півмільйона аркушів. Серед них інформаційні матеріали та порядки денні міжнародних зустрічей, включаючи пропозицію до теми обговорення; оцінка діяльності закордонних дипломатичних представництв Польщі; доповіді послів після складання своїх повноважень в країні перебування; політичні звіти; офіційні позиції Польщі щодо конкретного питання або ситуації тощо.

До архіву на довічне зберігання потрапляють всі документи міністерства, яким минуло 2 роки від закінчення дії.

Доступ до роботи в архіві мають всі офіційні співробітники міністерства без обмежень. Для наукових цілей доступ до роботи з архівом надається лише до документів, що зберігаються в архіві не менше 30 років.

Отримати дозвіл на доступ до роботи з матеріалами архіву не для співробітників МЗС можна лише через міністерство, надаючи відповідну заяву на ім'я уповноваженого заступника директора Бюро архівів та управління інформаційного управління. Дозвіл надається строком на 6 років [3].

На підставі аналізу функцій Бюро архівів та управління інформацією можна зробити висновок, що архів виконує п'ять основних завдань:

- зберігає інформацію та документацію міністерства;

- надає архівні довідки для наукових досліджень;

- забезпечує контроль документації архівів закордонних дипломатичних установ Польщі (посольств, консульств, інших дипломатичних представництв та Польських культурних центрів);

- виконує управління електронною системою архівів та оцифровує документи з паперовими носіями;

- здійснює співробітництво у сфері розробки правил документообігу в МЗС.

Список використаних джерел:

1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Retrieved from: http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19830380173 [in Polish].

2. Organization of the Ministry of Foreign Affairs of Republic of Poland. Retrieved from: http://www.msz.gov.pl/en/ministry/organisation/ [in English]

3. Access to documentation of the Archive of of the Ministry of Foreign Affairs of Republic of Poland. Retrieved from: http://www.msz.gov.pl/en/ministry/polish_diplomacy_archive/access_to_documentation/

4.

 

АНОТАЦІЯ

У статті висвітлено питання щодо організації та роботи архівних установ Міністерства закордонних справ Республіки Польща. Проаналізовано структуру МЗС, виявлено основні завдання та цілі архіву у складі міністерства та його взаємодії з іншими установами і підрозділами.

Ключові слова: архів, міністерство закордонних справ, Республіка Польща.

АННОТАЦИЯ

В статье освещен вопрос организации и работы архивных учреждений Министерства иностранных дел Республики Польша. Проанализирована структура МИД, выявлены основные задачи и цели архива в составе Министерства и его взаимодействия с другими учреждениями и подразделениями.

Ключевые слова: архив, министерство иностранных дел, Республика Польша.